Visų skelbimų formų Sistemos kortelės struktūra panaši.

         Kiekviena skelbimo kortelė turi tam tikrus atributus (žr. 2.5. pav.):

• (1) Pirmo lygio juostoje yra nurodomas skelbimo formos tipas (šiuo atveju paveiksliuke tai yra 1 tipinė) ir skliausteliuose yra nurodytas skelbimo indeksas sąraše ir registravimo data, kuri rodoma tuomet, kai Tarnybos darbuotojas priima skelbimą nagrinėjimui (t.y. techninėje dalyje yra užfiksuojama vėliavėlė “Skelbimas VPT-os priimtas nagrinėjimui”).

• (2) Antro lygio dalių juostoje yra kortelės dalys ir jų žymėjimas oficialiose skelbimų formose. Pvz., 2.5. pav2.5. pav. yra atidaryta I kortelės dalis, kurioje yra visi I dalies punktai.

• (3) Visos kortelės turi tas pačias funkcijas.

• (4) Kortelėje yra papildomi puslapiai.

• (5) Prie kai kurių laukų yra kontekstinė pagalba.

         Anksčiau Sistemos skelbimų kortelės atrodydavo šiek tiek kitaip (žr. 2.6. pav.).

         Tie skelbimai, kurie susideda iš daug dalių, Sistemoje irgi skirstomi į dalis (žr. 2.5. pav. 2 pažymėtą dalį) patogesniam skelbimų užpildymui. Tos dalies, kurioje dabar esama, pavadinimas nuspalvintas oranžine spalva. Norint pereiti į kitą dalį reikia vieną kartą pele paspausti ant jos.

         Jeigu kortelėje šalia tam tikro lauko yra mygtukas , paspaudus jį, atidaromas kontekstinės pagalbos langas, kuris paaiškina, kaip reikia pildyti punktą (žr. 2.6. pav.). Langas uždaromas paspaudus pele už šio langelio ribų.

         Visos kortelės turi tas pačias funkcijas (žr. 2.5. pav. 3 meniu).

         Saugojimo funkcijos yra kelių rūšių:

• Mygtukas “Saugoti” – tai greito saugojimo mygtukas, kai kortelėje įvesta ne visa privaloma informacija. Tačiau tam, kad įvyktų saugojimo veiksmas, privaloma užpildyti pagrindinius laukus:
  • Pažymėti pirkimo objekto rūšį (darbai, paslaugos, prekės);

  • Įvesti PO kodą;

  • Pasirinkti pagrindinį pirkimo objekto kodą (išankstinių skelbimų formose nereikia);

  • Įrašyti pirkimo pavadinimą (išankstinių skelbimų formose nereikia).

  • Nurodyti procedūros tipą (tik skelbimuose apie viešojo pirkimo sutarties sudarymą). Jeigu procedūros tipas nėra “Neskelbiamos derybos”, tuomet privaloma nurodyti pirkimo numerį.

  Pirmo saugojimo metu automatiškai yra užpildoma skelbimo registravimo data, kurią vėliau Tarnybos darbuotojas turi galimybę redaguoti.

  Pastaba: Atlikus tikrinimą (po mygtuko “Tikrinti” panaudojimo) mygtukas “Saugoti” jau kartu atlieka ir mygtuko “Tikrinti” funkciją. Taip siekiama išvengti neteisingo informacijos įvedimo po tikrinimo. Tarnybos darbuotojui atlikus saugojimą, jis yra išskaičiuojamas kaip tikrintojas.

• “Saugoti ir grįžti” – analogiškas mygtukui “Saugoti”. Papildomas funkcionalumas – sėkmingai išsaugojus informaciją uždaromas kortelės langas.

• “Grįžti neišsaugant” – uždaromas kortelės langas nesaugant informacijos.

• Mygtukas “Tikrinti” patikrina ar yra užpildyti visi privalomi laukai ar teisingai įvestos datos ir patikrina jų korektiškumą. Kortelėje laukai, kuriuos privaloma užpildyti, yra paryškinti. Kitais atvejais, bandant atlikti skelbimo užpildymo patikrinimą bus rodomi pranešimai apie tai, kad neužpildyti tam tikri laukai. Anksčiau šis mygtukas buvo vadinamas “Saugoti”. Jeigu informacija yra užpildyta korektiškai ir patikrinimas būna sėkmingas, mygtukas “Saugoti” nėra slepiamas (kaip tai buvo anksčiau), tik jis jau atlieka ir tikrinimo funkciją. Atlikus tikrinimą automatiškai yra užpildoma “Įvedimo data”. Po tikrinimo skelbimų sąraše atsiranda siuntimo galimybė (žr. 2.3. pav. 4 pažymėtą lauką). Nusiuntus skelbimą Tarnybai, Tarnybos darbuotojas turi patikrinti skelbime įvestą informaciją ir pažymėti skelbimo techninėje dalyje, kad skelbimas yra priimtas Tarnybos nagrinėjimui. Vėliau, atlikus saugojimo veiksmą, kuris tuo metu atlieka ir tikrinimo funkciją, yra išskaičiuojamas “Tikrintojas”. “Tikrintojas” gali būti tik Tarnybos paskirtas darbuotojas.

         Spausdinimo funkcija skirta skelbimo informacijos iš duomenų bazės paėmimui ir šios informacijos atspausdinimui oficialiai patvirtintos skelbimo formos pavidalu.

         Rekomendacijos spausdinimui: jeigu norima pasiekti, kad spausdinimo rezultatai būtų geresni, patariama laikytis tam tikrų taisyklių (IE naršyklėje):

• File -> Page Setup nustatomi tokie parametrai:
  • Jeigu laukuose Header ir Footer yra koks nors tekstas, jį reikia ištrinti.

  • Orientation būtinai turi būti Portrait.

  • Visų Margins (left, right, top, bottom) reikšmės turi būti 5.

• View -> Text size turi būti medium.

         Prieš spausdinant naujai registruojamo ir dar neišsaugoto skelbimo duomenis juos būtina išsaugoti, kitaip Sistema parodo pranešimą:

         Paspaudus mygtuką “Spausdinimui” (žr. 2.5. pav. 3 meniu) skelbimo duomenys iš duomenų bazės (t.y. tie duomenys, kurie yra duomenų bazėje po paskutinio kortelės informacijos saugojimo) atvaizduojami oficialiai patvirtintos skelbimo formos pavidalu. Suformuotą tekstą galima atspausdinti, pasinaudojus naršyklės funkcija “Print”.

         Skaitymo funkcija skirta skelbimo informacijos iš duomenų bazės paėmimui ir šios informacijos atvaizdavimui tokiu formatu, kuriuo skelbimai yra skelbiami “Valstybės žinių” priede “Informaciniai pranešimai”.

         Paspaudus mygtuką “Skaitymui” (žr. 2.5. pav. 3 meniu) atidaromas naujas langas, kuriame vaizduojamas skelbimo tekstas. Bandant skaityti naujai registruojamo ir dar neišsaugoto skelbimo duomenis, išmetamas pranešimas analogiškas 2.7. pav. pavaizduotam pranešimui.