Skelbimo apie sutarties sudarymą “I” dalis atitinka oficialiai patvirtintų 3, 7 tipinių formų I dalį ir VI.2) p.

         Šioje dalyje įvedus pirkimo numerį (VI.2) , Sistema ieško skelbimo apie pirkimą, kuris atitinka šį pirkimo numerį. Jeigu Sistema neranda tokio skelbimo apie pirkimą, išmetamas pranešimas:

         Jeigu skelbimas apie pirkimą randamas, bet jo forma neatitinka pildomos skelbimo apie pirkimo sutarties sudarymo formos (pvz., pildoma klasikinio sektoriaus PO forma, o surandamas komunalinio sektoriaus PO skelbimas apie pirkimą), tada išmetamas pranešimas:

         Kitais atvejais skelbimo apie pirkimo sutarties sudarymą laukai yra užpildomi atitinkančių skelbimo apie pirkimą laukų informacija.

         Kortelės pradžioje privaloma užfiksuoti vėliavėlę viename iš laukų “Darbai”, “Paslaugos”, “Prekės”, kurie žymi pirkimo objekto rūšį, nurodant, kas bus perkama.

         Reg. data – dokumento registravimo posistemėje data. Sistema išskaičiuoja šią datą automatiškai pirmo naujos kortelės duomenų saugojimo metu. Tarnybos darbuotojas gali redaguoti šią datą, kuri turi būti nedidesnė už šios dienos datą ir turi patekti į mėnesio intervalą.

        Įvedimo data – įvedimo į posistemę data. Sistema išskaičiuoja šią datą automatiškai pirmo sėkmingo saugojimo metu (funkcija “Saugoti” arba “Saugoti ir grįžti”).

         Skelbimo gavimo data ir Kodas – laukus pildo Official Journal darbuotojai.

         Jeigu pirkimą reglamentuoja PPO sutartis dėl Viešųjų pirkimų (GPA) , tada iš sąrašo išrenkama “Taip”, priešingu atveju – “Ne”. Lauką būtina užpildyti.

         PO kodas ir pavadinimas – perkančiosios organizacijos pavadinimas pasirenkamas iš klasifikatoriaus. Būtina nurodyti paieškos kriterijus – kodą, perkančiosios organizacijos pavadinimą arba pavadinimo fragmentus. PO atveju Sistema automatiškai įveda perkančiosios organizacijos, kuriai priklauso darbuotojas, kodą bei pavadinimą ir neleidžia jų redaguoti. Šį lauką privaloma užpildyti.

         PO patikslinimas – perkančiosios organizacijos pavadinimo patikslinimas, kuris naudojamas tais atvejais, kai klasifikatoriuje esantis pavadinimas ne visai tiksliai atitinka organizacijos pavadinimą, arba organizacijos pavadinimo nėra klasifikatoriuje. Pastaruoju atveju šio lauko užpildymas yra privalomas.

         Įgaliotas asmuo - asmens, kuris įgaliotas palaikyti tiesioginį ryšį su tiekėjais ir gauti iš jų (ne tarpininkų) pranešimus, susijusius su pirkimų procedūromis, vardas ir pavardė. Šį lauką privaloma užpildyti.

         Adresas – perkančiosios organizacijos adresas. Sistema automatiškai įveda nurodytos perkančiosios organizacijos adresą. Adresą galima redaguoti. Šį lauką privaloma užpildyti.

         PO pašto indeksas – perkančiosios organizacijos pašto indeksas. Sistema automatiškai įveda perkančiosios organizacijos pašto indeksą. Pašto indeksą galima redaguoti. Šį lauką privaloma užpildyti.

         Miestas – perkančiosios organizacijos buveinės miestas. Sistema automatiškai įveda nurodytos perkančiosios organizacijos miestą. Lauką galima redaguoti, ji privaloma užpildyti.

         Šalis – perkančiosios organizacijos buveinės šalis. Sistema automatiškai įveda perkančiosios organizacijos buveinės šalį. Šalį galima redaguoti – pasirinkti kitą šalį iš klasifikatoriaus. Šį lauką privaloma užpildyti.

         Telefonas – perkančiosios organizacijos telefonas. Sistema automatiškai įveda perkančiosios organizacijos telefoną. Telefoną galima redaguoti. Šį lauką privaloma užpildyti.

         Faksas – perkančiosios organizacijos faksas. Sistema automatiškai įveda perkančiosios organizacijos faksą. Faksą galima redaguoti. Šį lauką privaloma užpildyti.

         Elektroninio pašto adresas – perkančiosios organizacijos elektroninio pašto adresas. Adresą galima redaguoti. Šio lauko užpildymas neprivalomas.

         Interneto svetainės adresas – jeigu yra, nurodomas perkančiosios organizacijos interneto svetainės adresas. Šio lauko užpildymas neprivalomas.

         I.2) Perkančiosios organizacijos tipas (3 tipinė forma) –perkančiosios organizacijos tipas pasirenkamas iš klasifikatoriaus. Galima nurodyti paieškos kriterijus – kodą, tipo pavadinimą arba pavadinimo fragmentus.